Zelfsturende teams zijn lange tijd populair geweest, maar inmiddels blijkt dat goed teamwerk helemaal niet vanzelf gaat en dat teams wel degelijk gebaat zijn bij goede aansturing. Teams zonder leiding werken eenvoudigweg niet.
Een team heeft drie ingrediënten nodig om goed te functioneren. Dit zijn coördinatie, inspiratie en zorg. Natuurlijk kan ieder teamlid dit leveren, maar na verloop van tijd zal er altijd behoefte ontstaan naar iemand die besluiten neemt, complimenten geeft, kan bemiddelen bij conflicten, structuur aanbrengt en die zich durft uit te spreken waar anderen zwijgen. Een teamleider dus.
De belangrijkste competenties van een teamleider
Om een goede teamleider te zijn moet je in ieder geval kunnen omgaan met complexiteit. Je moet het overzicht kunnen bewaren en zaken met elkaar kunnen verbinden, in de materie duiken en aandacht hebben voor details, zonder het grote geheel uit het oog te verliezen. Je moet projecten goed kunnen besturen. Daarnaast is het belangrijk dat een teamleider aanvoelt wat er speelt in de groep en het gevoel van de teamleden snapt. Een geslaagde teamleider is ook iemand die vertrouwen uitstraalt als persoon en professional.
Complexe projecten managen met een strategische planning
Als teamleider moet je projecten goed en efficiënt kunnen uitvoeren. Daarvoor zul je je het overzicht moeten bewaren. Het maken van een goede strategische planning is hierbij een belangrijk hulpmiddel. Door hoofd- en bijzaken te scheiden krijg je direct inzicht in de prioriteiten en de taken die nog wel even kunnen wachten. Vervolgens weeg je de sterke en de zwakke punten af tegen de huidige kansen en bedreigingen van het bedrijf, om in kaart te brengen waar men kan vertrouwen op de ervaring en wanneer niet. Zo weet je waar de expertises liggen en wat de valkuilen zijn.
Breng factoren in kaart die een risico vormen voor de planning
Uitval van personeel of technische problemen kunnen de planning in gevaar brengen. Door de risicofactoren vooraf te noteren kun je later een veilige marge voor je planning inbouwen. Voor de bezetting is resource planning een must. Tegenwoordig is resource planning in online software geïntegreerd, zodat het gemakkelijk opgenomen kan worden in de planning van een project.
Bepaal de doelstellingen van het project
Bepaal de doelstellingen van het project en breng vervolgens in kaart op welke termijn willen de doelen bereikt moeten zijn en welke factoren doorslaggevend zijn voor het succes.
De SMART methode is een veelgebruikte methode voor het opstellen van doelen. SMART staat voor Specifiek Meetbaar Aantoonbaar Realistisch en tijdsgebonden. Dit is een veelgebruikte methode projectmanagement.
Maak een actieplanning
Als je alles in kaart hebt gebracht maak je een actieplanning. Ook de methoden voor voortgangsbewaking en bespreking van de resultaten worden hierin meegenomen. Het is handig om de actieplanning op te nemen in een online management systeem.
Met een online management systeem hebben projectmanagers, medewerkers, planners en managers samen toegang tot één platform van waaruit het hele project afgestemd kan worden. Met planningssoftware kun je op een centrale plek bijvoorbeeld een Gantt Chart maken, planbord opstellen, urenstaatjes maken en de bezetting bepalen.
Zo houd je grip op het project en wordt het makkelijker om het overzicht te bewaren zonder het grote geheel uit het oog te verliezen.
(100)
