Waarschijnlijk houdt niet veel mensen van vergaderen, maar toch is dit nodig om ideeën en standpunten met je collega’s uit te wisselen, zaken op een rij te zetten en om aan de hand hiervan knopen door te hakken en besluiten te nemen. Alhoewel een vergadering niet altijd het doel heeft om een besluit te nemen. Er zijn diverse vormen van vergaderen en iedere vorm heeft een eigen doel. Deze vormen ga ik nu met jullie hieronder doornemen.
Brainstormvergadering: De naam zegt voldoende. Vaak is er een probleem en er wordt door iedereen gezocht naar allerlei oplossingen. Deze vorm van vergaderen heeft vaak niet het doel om een beslissing te nemen maar om op ideeën en oplossingen te komen.
Instructie vergadering: Bij deze vorm worden er instructies gegeven aan de collega’s bij een bepaalde taak.
Informatieve vergadering: In tegenstelling tot de brainstormsessie waar er over ideeën wordt nagedacht, wordt er bij deze vorm van vergaderen informatie uitgewisseld. Vaak gaat dit door middel van korte presentaties en is er mogelijkheid tot vraag en antwoord.
Besluitvormende vergadering: Bij deze vorm van vergaderen is het doel uiteraard om knopen door te hakken en besluiten te nemen. Er worden standpunten besproken en conclusies worden weloverwogen getrokken om een gedegen besluit te kunnen nemen.
Overlegvergadering: De naam zegt het al, een vorm waarbij er wordt overlegd. De huidige situatie wordt bekeken, hoe het project verloopt en tegen welke problemen er wordt gelopen.
Nu je weet welke vergadervormen er allemaal zijn en welke je voor jouw project kan toepassen, ga ik je nog een aantal (vergader)tips geven:
-Vergader slechts wanneer het echte noodzakelijk is.
-Zorg dat telefoons uitstaan en laat laptoppen niet toe.
-Zorg voor een comfortabele ruimte met voldoende en goede stoelen en een ruime vergadertafel. Een ruime vergadertafel is van belang omdat dan iedereen bij de vergadering wordt betrokken. Wanneer je in de zomer lekker buiten wilt vergaderen, zorg dat voor comfortabel buitenmeubilair.
-Zorg dat iedereen voldoende iets kan zeggen. De collega’s die minder spraakzaam zijn kunnen zo ook hun zegje doen.
(88)
